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Acht AI-Tools mit festem Job

Was bei mir jeden Tag läuft, welchen Job jedes Werkzeug hat, und was du klären musst, bevor du es im Betrieb einsetzt.

Die Frage nach dem besten AI-Tool kommt in fast jedem Erstgespräch. Es gibt kein bestes Werkzeug. Es gibt für jede Aufgabe ein passendes, und der Ärger fängt da an, wo alle Fragen an dasselbe gehen.

Acht laufen bei mir fast täglich.

Bereit zu starten?

Im Bootcamp zeigen wir gebaute Systeme in Betrieb. Den nächsten Durchgang vergeben wir über die Warteliste.

Auf die Bootcamp-Warteliste

Der Teil, den Tool-Listen weglassen

Unter jedem Werkzeug hier steht, wo verarbeitet wird, ob es einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt, und ab welchem Tarif du es geschäftlich einsetzen darfst. Ohne AVV ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch einen Dienstleister rechtswidrig, egal wie gut das Werkzeug ist. Die Gratis-Version, die dein Team längst offen hat, hat fast nie einen.

1. Wispr Flow

Ich rede statt zu tippen. Wispr Flow läuft im Hintergrund auf Laptop und Handy, ich drücke eine Taste, rede, und der Text steht in dem Feld, in dem der Cursor blinkt. Mail, Slack, Notion, das Prompt-Feld von Claude. Für eine fertige Mail reicht es, weil es die Struktur direkt aufräumt und ich zwischen casual und formell umstelle.

Am deutlichsten merke ich es beim Prompten. Getippt gibst du zwei Zeilen Kontext, weil Tippen Arbeit ist, und auf zwei Zeilen antwortet dir eine AI so, dass es zu allem passt und zu deinem Fall nicht. Geredet sind es vier Absätze, in weniger Zeit.

Es hilft nicht, wenn du noch nicht weißt, was du sagen willst. Diktat macht aus Unklarheit schnellere Unklarheit.

2. Granola

Granola sitzt in jedem Call und schreibt mit, ohne dass ein Bot im Meeting auftaucht. Das Transcript liegt danach direkt in Claude, weil die beiden verbunden sind. Vier Termine hintereinander, danach null Minuten Nachbereitung.

Die Entscheidung, ob ein Gespräch überhaupt mitgeschrieben werden darf, nimmt es dir nicht ab.

3. Claude

Der Kern. Da passiert die eigentliche Arbeit, den ganzen Tag, an fast allem. Claude besteht aus vier Teilen, und die meisten kennen einen.

Chat ist die Basis. Über Konnektoren steuerst du von dort deine anderen Werkzeuge, Notion, Gmail, Kalender. Skills sind einmal beschriebene Abläufe, die du immer gleich abrufst, und in Projekten liegt dein Kontext gebündelt, damit du ihn nicht jedes Mal neu erklärst.

Cowork geht an die Dateien auf deinem Rechner und führt geplante Aufgaben aus, ohne dass du nochmal draufdrückst. Meine Buchhaltung läuft da. Zieh die Rechnungen aus meinen Mails und leg sie in den passenden Ordner, das ist der ganze Auftrag.

In Design liegt die Brand Identity, Farben, Schriften, Logo. Ich sage, was ich brauche, und das Asset kommt im Markendesign raus.

Code übernimmt das schwere Zeug, Software, Webseiten, Apps.

Tagesaktuelle Zahlen holt es nur, wenn du die Recherche einschaltest. Sonst schätzt es.

Wie du Claude einmal sauber einrichtest, damit es dein Geschäft kennt, steht im Guide Das Claude-Setup.

4. Perplexity

Alles, was aktuell aus dem Web kommen muss. Markt, Wettbewerber, Preise. Hier wird nachgeschlagen statt geschätzt, mit anklickbarer Quelle unter jedem Satz. Preise holt es sich von den Seiten, statt sie aus dem Modell zu ziehen.

Für Abwägung und Einordnung nehme ich es nicht.

5. Gemini Notebook

Eigene Dokumente. Die Protokolle einer ganzen Woche, ein Ordner Verträge, fünf Stunden Vortrag als YouTube-Link. Es antwortet nur aus dem, was in den Quellen steht, und erfindet deshalb nichts dazu.

Was nicht in den Quellen liegt, kommt auch nicht raus.

6. ChatGPT

Auf dem Handy, wenn ich unterwegs etwas nachfragen will und der Laptop zu ist.

Für Arbeit, die meinen gesammelten Kontext braucht, gehe ich zurück zu Claude.

7. Replit

Replit ist eine Entwicklungsumgebung im Browser. Du beschreibst in normaler Sprache, was die Anwendung können soll, der Agent schreibt den Code, installiert die Abhängigkeiten, legt die Datenbank an und stellt das Ganze online. Kein Terminal, keine Installation auf deinem Rechner, keine Konfigurationsdateien.

Vibe Coding heißt das, weil du nicht programmierst, sondern beschreibst und danach korrigierst. Läuft etwas nicht, sagst du es in einem Satz und lässt neu bauen. Du musst nicht lesen können, was da entsteht, du musst sehen können, ob es tut, was du wolltest.

Ich nehme es für interne Werkzeuge und kleine Web-Apps für Kunden. Ein Formular, das etwas ausrechnet. Eine Übersicht, die eine gewachsene Excel ablöst. Ein Demo-Tool, das im Termin läuft, statt auf einer Folie beschrieben zu werden. Genau dafür ist es gebaut, und genau da ist es unschlagbar schnell.

Für Produktivsysteme mit echten Anforderungen an Sicherheit und Skalierung braucht der erzeugte Code eine ernsthafte Überarbeitung. Was Kundendaten verarbeitet, sieht vorher jemand an, der Code lesen kann.

8. Notion

Der Ablageort. Ohne ihn schreiben die anderen sieben ins Leere. Redaktionsplan, Playbooks, Kundenprojekte, die Meeting-Notizen aus Granola, alles liegt da, und Claude greift über den Konnektor direkt drauf zu.

Gedacht wird woanders. Notion ist ein Speicher.

Eine Liste ist noch kein System

Was hier steht, beantwortet die Frage nach dem Werkzeug. Die schwierigere kommt danach, wenn zwei oder drei davon zusammen etwas machen sollen.

Bei mir sieht das so aus: Granola schreibt den Call mit, Claude zieht sich das Transcript, die Aufgaben daraus landen in Notion, jede beim richtigen Menschen. Ich tippe an keiner Stelle etwas ab.

Aufschreiben lässt sich das schlecht. Du musst es einmal laufen sehen.

Im Bootcamp zeigen wir genau das. Live-Demos von Systemen, die laufen.

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Wenn du das nicht selbst bauen willst, fangen wir mit einem KI-Audit an. Kostenloses Diagnose-Gespräch buchen

Häufige Fragen.

Welches AI-Tool eignet sich für Recherche?

Für Aktuelles aus dem Web nimmst du Perplexity, weil dort nachgeschlagen und mit Quelle belegt wird. Für eigene Dokumente nimmst du Gemini Notebook, weil es nur aus den hochgeladenen Quellen antwortet. Für Einordnung und Abwägung nimmst du Claude im Recherche-Modus.

Ist Granola DSGVO-konform?

Granola stellt einen AVV mit Standardvertragsklauseln auf Anfrage bereit und ist SOC 2 Type II zertifiziert. Die Verarbeitung läuft in den USA, eine EU-Datenresidenz gibt es nicht. Außerhalb von Enterprise ist die Auswertung anonymisierter Meeting-Daten fürs Modelltraining voreingestellt an. Wer in Deutschland aufzeichnet, braucht die Einwilligung aller Beteiligten, sonst greift §201 StGB.

Brauche ich für ChatGPT einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Ja, sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden. Free und Plus bieten keinen. Ab Business gibt es einen, er gilt nicht automatisch und muss aktiv abgeschlossen werden.

Ab welchem Claude-Tarif darf ich geschäftlich arbeiten?

Ab Team. Free und Pro sind Consumer-Tarife ohne AVV und für die betriebliche Verarbeitung personenbezogener Daten nicht geeignet. Ab Team ist Training auf deinen Inhalten vertraglich ausgeschlossen.

Was ist Vibe Coding?

Du beschreibst in normaler Sprache, was eine Anwendung können soll, und eine AI schreibt den Code. Du programmierst nicht, du beschreibst und korrigierst. Für Prototypen und interne Werkzeuge reicht das. Was Kundendaten verarbeitet, gehört vorher in ein Review von jemandem, der Code lesen kann.

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Stand: August 2026. Tarife und Verarbeitungsorte ändern sich schnell, die Zuordnungs-Logik nicht. Wir sind keine Juristen, das hier ersetzt keine Rechtsberatung.